Une équipe de cinq personnes. L’un a ChatGPT sur son téléphone, l’autre utilise Copilot dans son navigateur, la troisième pose ses questions à Gemini depuis sa messagerie personnelle. Tout le monde va plus vite, personne ne fait rien de mal, et pourtant les textes de l’entreprise partent chaque jour vers trois services différents, sur trois comptes que l’entreprise ne voit pas. IAscension, un atelier d’IA pour les petites entreprises à Nice, retrouve ce tableau dans presque chaque diagnostic, et ce que les diagnostics de terrain révèlent sur les comptes personnels tient en une phrase : personne ne sait ce qui est branché. Avant de parler de règles, il y a trois réglages à vérifier. Cela prend un quart d’heure.
Réglage 1 : l’entraînement sur vos conversations
Sur la plupart des offres grand public, vos échanges peuvent servir à améliorer les modèles, sauf si vous avez désactivé l’option. Elle porte des noms différents selon l’outil (« améliorer le modèle pour tous », « activité dans les applications », « données de diagnostic ») et se trouve toujours dans les paramètres de confidentialité du compte. La désactiver est un clic. Ce clic ne règle pas tout, mais c’est le premier. Le reste, ce que l’on confie ou non à l’outil, relève d’une règle écrite, dont un modèle de charte d’usage de l’IA en une page donne une version prête à adapter.
Réglage 2 : la mémoire et l’historique
Les assistants récents ont une mémoire. Ils retiennent d’une conversation à l’autre que vous travaillez dans telle entreprise, que votre plus gros client est en retard de paiement, que vous préparez un licenciement. C’est pratique, et c’est précisément le problème quand le compte est personnel : la mémoire de votre vie professionnelle vit sur un compte qui vous suit, pas sur un compte de l’entreprise. Ouvrez la liste de ce que l’assistant a retenu (elle est consultable), supprimez ce qui n’a rien à y faire, et désactivez la mémoire si vous hésitez. Faites de même avec l’historique : un export puis une suppression tous les trois mois, ou le mode temporaire pour tout ce qui touche à l’entreprise.
Réglage 3 : les extensions et les connecteurs
L’extension de navigateur qui « résume cette page » lit toutes les pages, y compris votre webmail et l’outil de gestion interne. Le connecteur qui donne à l’assistant accès à votre espace de fichiers ou à votre boîte mail lui donne accès à tout l’espace, pas seulement au dossier du moment. Passez en revue la liste des applications connectées à chaque compte, et révoquez ce qui ne sert pas. Dans les petites équipes, c’est régulièrement là que se trouve la vraie fuite, et le constat est le même d’une entreprise à l’autre : personne ne sait ce qui est branché.
Ce que change un compte d’équipe
Les offres professionnelles des mêmes éditeurs coûtent autour de 25 à 30 € HT par personne et par mois. Pour cinq personnes, 150 € HT mensuels. Ce que vous achetez n’est pas un modèle plus intelligent, c’est un cadre : pas d’entraînement sur vos données par défaut, un administrateur qui voit les comptes, un espace partagé pour les modèles de demandes qui marchent, et la possibilité de fermer un compte le jour où quelqu’un part. Ce dernier point vaut à lui seul l’abonnement.
La règle en cinq lignes
Une petite équipe n’a pas besoin d’une charte de dix pages. Cinq lignes, affichées près de la machine à café, suffisent pour commencer.
- On utilise l’IA sur le compte d’équipe, pas sur un compte perso.
- Pas de nom de client ni de salarié dans une demande. On anonymise, ou on s’abstient.
- Des extraits, pas des fichiers entiers.
- Une extension ou un connecteur, ça se demande avant.
- Tout ce qui part vers quelqu’un a été relu par quelqu’un.
Pour aller un cran plus loin quand l’équipe grandit, le modèle de charte cité plus haut est gratuit, avec une classification des données en trois couleurs et une procédure pour valider les connecteurs, et il est libre de modification.
Le point à retenir tient en une phrase : l’outil n’est pas le problème, le compte l’est. Trois réglages ce soir, un compte d’équipe ce mois-ci, cinq lignes sur le mur, et le sujet est réglé pour longtemps.
