Quand on se lance dans le monde du travail, il y a plusieurs étapes à franchir pour réussir à gravir les échelons. Des étapes toutes plus importantes les unes que les autres et que tout entrepreneur se doit de connaître.
La première étape est bien évidemment de passer au digital afin de passer rapidement à la création d’un site internet efficace et professionnel et optimisé SEO. La seconde est de mener son équipe vers le haut en favorisant un mode de travail horizontal et la dernière de développer tous ensemble son entreprise.
On espère que vous avez déjà franchi la première étape, si ce n’est pas le cas faites-le rapidement. Si vous en êtes bien à la seconde, cet article est pour vous. Il réunit 5 outils collaboratifs à connaître pour booster sa productivité.
Qu’est-ce qu’un bon outil collaboratif ?
Un outil collaboratif digne de ce nom doit :
- permettre de communiquer à distance
- favoriser le travail horizontal
- permettre d’échanger en direct
- offrir un accès centralisé et simultané à l’information
- permettre de suivre des actions en temps réel
- permettre de synchroniser toutes les actions
- offrir une totale mobilité
Slack – Pour améliorer la communication en interne
Le constat
La bonne communication en interne est l’une des clés du bon développement d’un business. Malheureusement, il est difficile d’assurer la bonne transmission d’informations à toute son équipe. Bien souvent, les informations se retrouvent déformées, la transmission n’est pas assurée… Bref, on joue au téléphone arabe et cela devient un vrai bordel.
Les boites mails se retrouvent saturées et si par malheur on décide de passer par Facebook pour bénéficier de sa messagerie instantanée, on a vite fait de se déconcentrer. Sans compter qu’il n’est pas forcément pratique de partager document, liens et fichiers sur Facebook.
La solution
Un outil qui allie les fonctionnalités utiles d’une messagerie classique et d’une messagerie instantanée.
Depuis son lancement, la popularité de cet outil est en croissance constante et pour cause, il permet de gagner en productivité, en efficacité et en temps.
Il vous offre la possibilité de créer un espace de discussion privée en interne. Comme sur Facebook, vous pouvez créer des groupes de conversations ou communiquer directement avec l’une des personnes membres du Slack de votre entreprise.
Slack permet d’échanger en temps réel. Conversations, partage de documents, d’images, de liens.
Avec Slack, finis les emails en interne, vous pouvez transmettre une information et en parler en temps réel avec toute votre équipe ou seulement les personnes concernées.
Il est enfin possible de centraliser vos communications !
Le plus ? Un historique est conservé par Slack ce qui vous permet de retrouver des messages clés ou des documents. Attendez, ce n’est pas tout ! Sur Slack, les visioconférences sont possibles !
Encore mieux : l’outil est disponible dans sa version web mais aussi via son application desktop et mobile. De quoi être efficace partout et à tout moment.
Google Drive – Emporter ses documents partout
Le constat
Bien qu’en théorie le partage de documents ne devrait pas être un obstacle à la productivité d’une entreprise, en pratique, ça l’est. Lorsqu’il faut y travailler à plusieurs, un seul et même document peut être partagé plusieurs fois en plusieurs version, ce qui est tout fait normal puisque l’on partage le document après chaque modification. Le problème, en plus de l’accumulation de mails, est qu’il arrive bien trop souvent de se tromper de document et de travailler sur une version dépassée de celui-ci. Un constat qui fait barrage à la productivité et à l’efficacité d’une équipe.
La solution
L’idéal serait donc de pouvoir travailler sur un document qui évolue et dont les modifications sont visibles par tous les collaborateurs, en temps réel. Ainsi, pas de démultiplication du document selon les versions.
Cette solution existe et elle s’appelle Google Drive. Outil made by Google dont la popularité nous laisse croire que vous le connaissez. En revanche, savez vous pourquoi il faut absolument l’utiliser comme outil collaboratif ? Pourquoi est ce qu’en faire usage est une excellente idée ? On vous éclaire !
Comme vous le savez certainement, Google Drive est un service permettant de créer et de partager divers documents : Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
L’avantage de cet outil est qu’il permet à plusieurs personnes d’éditer un même document en même temps, qu’il enregistre automatiquement les modifications apportées et qu’il les stocke aussitôt.
Ainsi vous pouvez créer de nouveaux documents en ligne quand vous le voulez, vous pouvez les partager avec les personnes de votre choix, leur donner le droit ou non de les modifier. Avec cet outil, il ne vous arrivera plus jamais de travailler sur la mauvaise version d’un document puisque les enregistrements se font automatiquement.
Vous n’êtes pas satisfait de la dernière version d’un document? Ce n’est pas grave, Google Drive garde un historique du document depuis sa création, il vous suffit de remonter dans le fil de cet historique et de rétablir la version qui vous convient.
Le seul inconvénient : Avoir un compte Google est obligatoire. Mais est-ce vraiment un inconvénient ?
Wunderlist – Des to-do listes à partager
Le constat
Parfois l’attribution des tâches au sein d’une équipe laisse place à des quiproquos et cela impacte sa productivité. Qui doit faire quoi ? Faire des points réguliers pour définir et distribuer les tâches demande là aussi du temps, parfois trop de temps.
La solution
Des to-do listes partageables ! Avec Wunderlist, créer et partager autant de to-do que vous le désirez.
Ainsi, finis les points réguliers réservés à la répartition des tâches. Il vous suffit de créer et d’envoyer une to-do au personnes concernées.
Plus de quiproquos, chacun sait ce qu’il doit faire. Et s’il y a des précisions à demander, il suffit de lancer un chat à propos d’une tâche. Pratique non ?
Encore plus pratique: Wunderlist favorise la mobilité. En plus de pouvoir envoyer des to-do et donc se partager le travail à distance, vous avez accès à une version en ligne ainsi qu’aux applications desktop et mobile. Vos to-do, toujours dans votre poche !
MindMeister – Faciliter le brainstorming
Le constat
Les brainstormings sont bien utiles. Ils permettent l’éclosion de nouvelles idées toutes aussi innovantes que bonnes. Mais les brainstormings demandent du temps. Faire un point toute les deux semaines pour discuter autour d’un sujet demande de libérer 30 minutes à 1 heure de l’emploi du temps de chacun. De plus, certaines idées, bien que excellentes, sont dures à expliquer simplement. Mais faut-il laisser tomber les brainstormings pour autant ?
La solution
La réponse est non ! Il faut simplement se mettre à MindMeister, un outil pour “visualiser vos pensées.”
Cet outil propose de créer des cartes mentales c’est à dire des représentations graphiques de vos idées.
Cela permet d’organiser les idées, de les partager facilement et de les rendre compréhensible pour tous. C’est bien connu : le visuel aide à la compréhension.
Pour faciliter la création de cartes mentales, l’outils propose des modèles prédéfinis. Brainstorming, Project Plan, To Do list, Org Chart, Meeting et bien d’autres dans la version payante.
Le seul inconvénient : Il faut passer à la version payante pour l’utiliser comme outil vraiment collaboratif ; ajouter des images à ses mind maps et accéder à un chat.
Quoi de mieux qu’un bon brainstorming pour favoriser le travail horizontal ?
Ludus for team – Construire ses présentations tous ensemble
Le constat
À l’arrivée d’une présentation, une personne est chargée de créer le support. Bien souvent elle le fait valider par d’autres professionnels qui auront, chacun d’eux, une approche différente ; UX, Marketing, etc … De cette façon, chacun aura apporté ses connaissances et la présentation sera complète. Du moins, en théorie.
En pratique cela demande énormément de renvoi de documents entre les différents membres d’une équipe. Là encore, il arrive de se tromper de version et ce qui aurait dû être simple se termine en chaos total. Résultat ? On laisse tomber l’approche collaborative. Mais est-ce la bonne solution ?
La solution
Bien sûr que non ! La bonne solution est d’utiliser un outil fait pour créer et travailler sur des slides à plusieurs.
Cet outil, c’est Ludus ! Un outil facile d’utilisation qui présente en globalité les mêmes fonctionnalités que PowerPoint.
Créez une présentation, nommez-là, ajoutez-y des images, vidéos et n’oubliez pas de customiser la typographie et les éléments graphiques. Bref soyez créatif !
La création ce n’est pas votre fort ? Ce n’est pas grave, concentrez vous sur ce que vous pouvez apporter à la présentation et laissez vos collaborateurs se charger d’apporter leurs expertises ! Avec Ludus vous travaillez tous sur un seul et même document, en même temps.
Conséquences ? Un gain de temps, de productivité et des présentations réussies !
Le tour des 5 outils collaboratifs à connaître absolument est terminé. Mais comme on est soucieux de votre réussite, on vous en propose un dernier. Vous vous souvenez, en introduction on vous parlait de trois étapes ? Cet outil vous permettra de vous engager dans votre troisième étape tout en restant dans l’esprit collaboratif.
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Article mis à jour le 24 janvier 2021 par Byothe
